Archiefwet 1995

Sommige organisaties vragen of wij voldoen aan de vereisten die de Archiefwet 1995 stelt. Het korte antwoord is Ja, maar dit antwoord kan niet gegeven worden zonder verduidelijking. In dit artikel vindt u meer informatie daarover.

Introductie
ShipLogic voldoet aan de bepalingen in de Archiefwet. Hierbij is het wel belangrijk om vast te stellen welke rol ShipLogic zichzelf in dit kader toebedeelt, en u als opdrachtgever. Deze zal hieronder worden verduidelijkt. Verder is over de wet te zeggen dat deze geen rekening houdt met de ontwikkelingen van de afgelopen 25 jaar ten aanzien van informatieverwerking en de automatisering daarvan, en dat we de tekst op onderdelen hebben geïnterpreteerd naar de huidige tijd.

Rollen van ShipLogic en opdrachtgever
Algemeen: ShipLogic is niet ontworpen als archiveringssysteem en is niet bedoeld om bestaande archiveringssystemen of -procedures te vervangen.

Software Foundry / ShipLogic treedt in deze niet op als zorgdrager als bedoeld in Artikel 1, lid d van de wet, hetgeen ook wordt onderschreven door Artikel 30 lid 1, en niet als Archiefbewaarplaats zoals gedefinieerd in Artikel 1 lid e en f,

ShipLogic is wél een partij die archiefbescheiden onder zich heeft, zoals geformuleerd in artikel 11 en in die zin kan ShipLogic worden beschouwd als Archiefruimte.

Hierbij dient te worden opgemerkt dat we de reikwijdte van dit begrip en de verantwoordelijkheden die daaruit voortvloeien strikt beperken tot hegeen in deze specifieke wettekst daarover bepaald is. Wij stellen dus nadrukkelijk niet dat we kunnen voldoen aan verplichtingen die eventuele andere wetten hieraan expliciet of impliciet toevoegen.

De opdrachtgever wordt in deze verondersteld een Gemeente te zijn, en derhalve beschouwen we bepalingen in de wet die specifiek op waterschappen, provinciale en/of rijksoverheden betrekking hebben hier niet van toepassing.

Duurzaamheid
Ten aanzien van duurzaamheid zoals genoemd in Artikel 21 lid 1: De Archiefruimte van ShipLogic is de Microsoft Azure Cloud. Hoewel wij geen invloed hebben op de duurzaamheid van diens gebouwen en de inrichting daarvan besteed Microsoft hier wel aandacht aan. Hiervoor heeft Microsoft online informatie ter beschikking gesteld op:  https://azure.microsoft.com/nl-nl/global-infrastructure/sustainability/

Verwijderen van gegevens
De informatie die in ShipLogic wordt opgeslagen blijft bewaard zolang gebruikers die informatie niet zelf verwijderen. De verantwoordelijkheid voor het respecteren van wettelijke bewaartermijnen ligt dus primair bij de gebruiker van het systeem, en deze is - althans binnen de context van ShipLogic, al dan niet gedelegeerd - zorgdrager.

Het vernietigen van gegevens blijft de primaire verantwoordelijkheid van de gebruiker.

Ondersteunende taken van ShipLogic
Ter ondersteuning van de taken zoals het overbrengen van archiefbescheiden naar archiefbewaarplaatsen door zorgdragers (o.a. Artikel 31) en het afstaan van gegevens (Artikel 11 lid 1) biedt ShipLogic de mogelijkheid om alle door haar gebruikers ingevoerde gegevens te exporteren naar een gangbaar gegevensformaat die "machine-readable" is. Zorgdragers kunnen er op deze manier voor zorgen dat informatie in een daarvoor geschikte Archiefruimte en/of Archiefbewaarplaats kan worden bewaard.

De structuur van deze gegevens zal voor ter zake kundige personen voldoende toegankelijk zijn, en we stellen daarmee te voldoen aan hetgeen in Artikel 21 lid 2 geëist wordt.

Overige
Artikel 22 vermeldt zonder verdere aanduiding dat er regels gesteld worden omtrent de opleiding tot en het verkrijgen van diploma's in de archivistiek. Dit vakgebied, wederom zonder daarbij te verwijzen naar Artikel 22, wordt ook genoemd in Artikel 32. Wij beschouwen deze regels in dit kader niet van toepassing.